秘書検定3級の難易度は？2級との差や合格率、大学生や高校生に人気の理由まで解説！

秘書検定あるいは秘書検とよばれるこの資格ですが、正式には「秘書技能検定試験」と言います。

試験は、公益財団法人実務技能検定協会が主催しています。

この協会は、もともと1971年からトレース技能検定、ラジオ・音響技能検定、秘書技能検定など文部省認定技能審査事業をするために、かつての文部省のもとで公益法人として設立されたものです。

2012年に公益法人制度が変わると同時に、公益財団法人となり秘書技能検定試験、ビジネス文書検定、ビジネス電話検定などを実施しています。

秘書技能検定は、2006年から文部科学省後援の試験と変わりました。

秘書技能検定試験は1級、準1級、2級、3級と全部で4つの受験級があります。

秘書検定3級は、4つある受験級の中で一番難易度が易しい試験です。内容を見ていきましょう。

秘書検定3級の出題範囲・試験内容

秘書検定3級を受験するには、どのような知識が必要とされるのでしょうか。

秘書検定3級の出題範囲及び試験の内容ですが、一次試験のみです。

試験の内容は、社会で働くときの基本的な常識が中心になります。

秘書としての心がまえなどを審査される内容で、感じよく対応するにはどうすればよいのかなどが問われます。

受験者の多くは高校生というのが特徴です。

秘書の資質

秘書という仕事は、職業柄「印象」の良さが大切になってきます。

どのように振舞うことが、相手に良い印象を与えることができるのか？が重要になってきます。

そのためには、「表情」「態度」「振る舞い」「言葉遣い」「話し方」に注意をしないといけません。

そのため、上司、クライアントと接する時に「あなた個人がどうするか」よりも、「秘書としてどう行動するのがよいのか」を常に考えて接することが必要となってきます。

また、秘書としてとまどうかもしれませんが、上司から頼まれた私用も仕事をスムーズに行うための雑務のひとつであり、秘書の仕事の一部です。

職務知識

秘書は仕事の1つです。そのため、まずは働くうえでの基本的なマナー、常識は身に着けておかないといけません。

そのうえで、秘書として働くための知識が必要となります。秘書といっても色々あり、社長付きの秘書であったり、企業の経営幹部を補佐する企業秘書など様々です。

政治家をサポートする政治秘書というのもあります。このように秘書といっても働き方は様々ですが、基本的な部分は「上司」のサポートということになります。

秘書が行う主だった職務は、上司の出張や会議などの「スケジュール管理」から接待・来客、上司が必要としている情報をいち早くまとめる管理能力、仕事がしやすいように職場の環境を配慮するなどと多岐に渡ります。

秘書の資質のところでも述べたように、常に秘書としてどのようなサポートをすることができるかを考えながら仕事をすることを求められます。

一般知識

あなたが秘書として資質があり、とても人当たりが良い人物であったとしても、秘書として働く上で一般常識が欠けていては仕事になりません。

秘書としてもそうですが、1人の社会人として社会常識や一般常識が備わっていないと困ります。

一般知識や常識は、秘書としてどの職場で働くかによっても若干必要とされるものは異なるでしょう。

例えば、弁護士、司法書士などの法律関連の秘書として働く場合は法律に関する用語を聞いてある程度わかる状態でないと秘書として働くのは厳しいでしょう。

同じように、政治秘書の場合は、政治などと要求される一般知識が変わります。

秘書検定試験では、用語の意味が正しくわかっているかを問われる問題が出題されます。しっかりと暗記をすると点が取れるので、繰り返し覚えましょう。

マナー・接遇

秘書は、上司宛に届いたメールを管理したり、来客の接待、電話での応対などをします。その際に、間違った言葉遣いをするわけにはいきません。

もしも、尊敬語、謙譲語を正しく使えない場合はクライアントに失礼になります。また、話し方だけでなく、相手の話を聞くときの聞き方のマナーも見られます。

秘書として上司、企業のマイナスにならないように、身なりの配慮はもちろん、心遣いなども気をつけないといけません。

秘書として、迅速かつ丁寧にそして公平に人と接することが必要とされます。

技能

秘書は上司などのスケジュール管理、会議資料の管理、接遇時に頂いた名刺管理などの知識が必要となることからファイリング技能があると効率よく仕事をこなすことができます。

また、接待などでは時としては会話の内容をまとめたりする能力も必要であり、グラフなどの書き方を知っておくことで、より書類をわかりやすく管理することができます。

これらのファイリング能力やグラフの書き方の知識などは新人秘書が多く請け負う業務のためにあらかじめ技能として持っておいた方がよいでしょう。

合格ラインは理論と技能で60％以上

秘書検定試験は、マナー・接遇、技能を審査される「実技」試験と秘書に必要とされる資質、職務知識、一般知識を問われる「理論」試験の2つから構成されています。

秘書検定試験に合格するためには、受験級関係なく「実技」、「理論」それぞれで60％以上の正解率を出さないといけません。

片方の点数がよく両方の点数を足して平均し60％を超えていたとしても、片方の試験が60％の正解率を出していない場合は、合格にはならないので注意をしましょう。

そのため秘書検定に合格したい場合は、実技も理論も両方ともそれぞれ最低でも60％の正解率を超えるように勉強しないといけません。

また、試験は3級、2級、準1級はマークシート形式と記述式の試験です。1級だけが全て記述式です。

準1級及び1級には2次試験に面接があります。

ここでは秘書検定3級の合格率や受験者層を確認しつつ、2級との難易度差も見ていきましょう。

秘書検定3級の合格率は70％前後

秘書検定3級とは、前述したように高校生が多く受験する受験級です。秘書検定の中ではもっとも難易度が易しい級で、内容は働くときのもっとも基本的なこと、一般常識が問われます。

一番最後に実施された第120回秘書検定の結果から秘書検定3級の合格率は、69.7％でした。

基礎的な内容が多い級なので、しっかりと勉強することで合格を目指すことができます。

受験者と合格率の推移

第120回の秘書検定3級の合格率は70％前後でしたが、毎年どの程度の人が3級を受験し、合格しているのでしょうか。

秘書検定3級の受験者と合格率について簡単に説明するために、2015年から2019年までの受験者数、合格者数及び合格率を表にまとめました。まずは、そちらを見ていきましょう。

2018年度受験合格率を除いて、ほぼ合格率は70％前後です。しかし、受験者数は年々減少傾向にあるといえます。

2級との差

秘書検定3級と2級にはどのような違いがあるのでしょうか。

3級も2級も試験の出題形式は一緒で、一次試験のみで合否が決まります。

3級と2級の決定的な差はありませんが、3級が全体的に秘書としての基本的な常識、知識、技能を見る試験に対して、2級では少し複雑な場面設定となっています。

そのため、より秘書としてどのような行動をとるのが良いか、秘書として上司のサポートをするときにより正しく優先事項を見極めることができるかが問われます。

実践的な試験の内容になるので、就職活動などにも活用できる試験内容となっています。

2級と併願も可能

秘書検定の3級と2級に関しては併願受験をすることができます。受験を申し込む際に、同一用紙で申し込まないと受験会場が別々になってしまいますので、その点だけを気を付けて併願受験をしましょう。

3級と2級の試験内容はほぼ一緒です。

そのため、3級は確実に合格圏内であるが2級は不安という人でも、併願受験にしておくと万が一2級が不合格でも3級に合格しているという安心感があります。

どんな人が受験者？

秘書検定の3級に関しては、高校生が受験する率が多いといいましたが、全ての受験級ではどのような人が受験をしているのでしょうか。

受験者の状況は、公益財団法人実務技能検定協会のHPを参考にしています。

この表から見てわかる通り、受験者は圧倒的に学生が多く、大学生、短大生、専修・各種学校で半数以上を占めてします。

また、会社員になってからも必要に応じて受験をしている人とすでに秘書として職務についている人が秘書検定を受けたり人を合わせると16％近くになります。

このことから社会人になってからもスキルアップ、あるいは転職として秘書検定資格は活用できることがわかります。

受験者の男女の比率は正式には公開されていませんが、女性が9割で男性1割といわれるほど、女性が受ける検定試験といわれていました。

しかしながら最近では、男性も受験する人が増えてきており、秘書検定試験においての男女の比率がなくなりつつある傾向です。

それではここからは秘書検定の3級に合格するためにはどのように勉強をすればいいのかを見ていきましょう。

3級の勉強法対策法

秘書検定3級の勉強法および対策についてご紹介します。

既にご承知の通り、3級は秘書検定では最も難易度が易しい受験級です。試験はマークシート形式・記述式の筆記試験と実技があります。

2次試験がないので、必然的に面接試験はありません。

試験そのものは難しくなく、9割がマークシートなうえに、社会人なら一般常識と呼べるオフィスマナーが中心です。

時事問題、用語、一般的な敬語、接遇用語などが苦手な場合は、そのあたりを重点的に暗記していきましょう。

過去問題集を繰り返し解くことで充分に合格できる試験といえます。

市販で販売さえている秘書検定公式問題集を購入し、繰り返し問題を解き、試験及び問題になれておきましょう。

最低3回ほど問題集を解くとよいでしょう。繰り返して問題を解くことで、知識がしっかりと定着します。

秘書検定3級の例題

秘書検定3級の試験の概要を説明してきましたが、実際に問題を解くことでより具体的にどのような試験なのかを知ることができます。

下記に3級の問題を掲載しますので、実際に問いてみましょう。

• 一般知識から用語に関する問題です。

次は用語とその意味の組み合わせである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。

1）外注＝国内の工場をコストの安い海外に移すこと。

2）増資＝会社が新しく株を発行して資本金を増やすこと。

3）年利＝利子の支払期間を一年単位としたときの利率のこと。

4）原価＝製品を造るのに掛かった費用，または仕入値のこと。

5）抵当＝借金を返せないときのために差し出す品物や権利のこと。 出典：ビジネス系検定

解答

不適当なのは、1番です。外注とは、仕事を外部に委託することを言います。

サイトやスマホアプリで対策

公式問題集を購入して試験勉強する方法以外に、下記のような勉強方法があります。

自分にとってどのスタイルで勉強するのが適しているか考えて、試験勉強を進めていきましょう。

サイトで学習

インターネット上には、いろんな資格試験向けの問題を掲載しているサイトがあります。

なかでも、おすすめなのが過去問.comです。サイトのタイトル通り、様々な資格試験の過去問題を取り扱っているサイトで、過去問題だけでなく予想問題なども掲載されています。

サイトの特徴は

• 全て無料
• 一問一答形式である
• ランダム出題可能
• スマホ及びｐｃからアクセス可能

秘書検定3級に関しては残念なことに掲載されておらず、準1級と2級の過去問題と予想問題が掲載されています。

詳しい解説がついていますので、間違えたときに、該当部分を参考書などを探してチェックしなおす時間を省くことができます。

スマホアプリで学習

スマートフォンを使って学習することも可能です。アプリで勉強をすることに慣れている人にはとくにおすすめです。

また、重たい参考書や問題集を持って歩く必要がないので、通勤通学で電車やバスを利用している人は、ぜひスマホのアプリを活用して隙間時間で勉強をしましょう。

秘書検定向けのおすすめのスマホ学習アプリは、「パブロフ秘書検定２級」です。

これはiPhone、アンドロイドどちらにも対応していますので、それぞれの利用しているスマホに対応しているアプリをApple StoreとGoogle playからダウンロードしましょう。

アプリの特徴は下記の通りです。

• 有償
• 153問収録
• 解説が丁寧

このアプリ学習の有償で、秘書検定2級の過去に出題された問題を分析した問題が出題されます。

出題形式は5択になっていて、一問ごとに丁寧な解説がついています。問題は全部で153問収録されています。

2級の問題は3級と比べると若干難易度が高くなっていますが、ほぼ同じような問題が網羅されていますので、3級の試験勉強にも活用しましょう。

通信講座もおすすめ

確実に合格したい場合は、通信講座を利用するのもおすすめです。

資格Timesがおすすめする「ユーキャンの秘書検定講座」では、3級から準1級までの範囲をカバーした初心者向けの秘書検定対策講座です。

学科試験の対策では、専任スタッフによる質問回答や添削といったサポートが受けられますし、キャラクターやイラストがたくさん登場するわかりやすいテキストを使って勉強することができます。

秘書検定を初めて受検する方や上位級の取得を検討している方にぴったりの講座なので、是非一度チェックしてみてください。

試験に向けて、どのぐらい勉強をすればいいのかわからないという人もいることでしょう。

大まかな目安をご紹介します。参考にしてスケジュールを組んでみましょう。

初めの1~2週目

試験勉強を始めたばかりの1週目、2週目はどのようなことをすればいいのでしょうか。

まずはテキストを読み込む

おすすめの勉強法のひとつに、参考書を「7回読み」勉強法があります。何度も参考書を読むことで、内容を理解し、知識をしっかりと頭に叩き込むのにおすすめな方法です。

まずは最初の1～2週間は徹底して参考書を読んでいきましょう。

1. 参考書に一度目を通す

一回目の参考書の読みの段階では、内容を全て把握したり、暗記をする必要はありません。大まかに、どのようなことが書いてあるのか一度ざっくりと読み通すだけです。

2. わからない部分にチェックをいれていく

二回目以降の参考書の読みでは、一回目と違いここにはどのようなことを書いてあるのか、「参考書に書いてある内容や用語がわからない」という部分に線を引いたりし、チェックをしながら読み進めていきましょう。

これを2～5回ほど繰り返します。

3. 参考書の熟読

6回目、7回目まで参考書をよみこなすとほぼ参考書の内容は頭に入っています。わからない部分を徹底してなくすように最後は読みこなしていきましょう。

次に過去問を解いてみる

参考書を読み、なんとなく内容が頭に入ったところで過去問題集を解いてみましょう。

問題を解いてみると、参考書を読んでいた時には十分に理解できていたと思っていても、案外解けないということに驚くのではないでしょうか。

繰り返し問題を解き、あいまいに覚えている部分や理解している部分をしっかりと暗記しましょう。

次の3~4週目

3週目から4週目にはどのようなことを勉強するとよいのでしょうか。対策方法を下記にご紹介します。

再びテキストを読む

過去問題を繰り返しとくと、参考書を読んでいたときに理解していたとおもっていたことが、たんに「理解していたつもり」であったことを知ります。

何度か過去問題を解いて、間違えた部分や解くことが出きなかった部分は、余白に簡単でいいのでチェックを入れておきましょう。

そして、参考書で間違った問題やとけなかった問題に該当する部分を再度読み直しましょう。参考書を読むだけで理解できる問題も数多くあります。

過去問をすべて解く

過去問題を全て説きましょう。何度も繰り返し解き、いつも間違ってしまう問題は、注意が必要です。似たような問題を探して解いたりして、苦手な問題や自分にとって難易度が高いと感じる問題を克服していきましょう。

基本はテキストの熟読→問題を解く→テキストでわからない部分を読み直す→再度問題を解くです。

これを繰り返すことで、秘書検定合格圏に近づくことができます。

受検までの余った時間に

上記では4週間での勉強方法を紹介しました。

もしも、4週間もかからずに試験の合格率に達することができた場合は、何をすればいいのでしょうか。

試験に臨むまで、おすすめな時間の過ごし方を下記でご紹介します。

アプリで勉強する

試験日まで、隙間時間を利用して勉強を続けましょう。以前のように机に向かって勉強をする必要はありません。

確実に合格点を得るために、スマホの学習アプリを活用し通勤・通学時間やお昼休みなどの隙間時間に過去問題にチャレンジして過ごしましょう。

より、高得点を狙いたい方にもおすすめです。

問題集で勉強する

試験まで時間があるときは、覚えたことを忘れてしまう可能性もあります。試験まで日にちがある場合は、過去問題を繰り返し解いて過ごすのがおすすめです。

特に、用語、敬語、接遇の時に必要なマナーなどは点数が取れる問題ですので、何度も問題をときしっかりと覚えましょう。

復習を繰り返し

試験日までは時間があるときは、復習をしましょう。復習しすぎて困るということはありません。

「なんとなく覚えている」という状態ではなく繰り返し問題を解き、正解率を高めていきましょう。

また、時事問題、用語などが出題されますので新聞などに目を通すなどをしておくのもよいでしょう。

3級合格のための勉強時間・勉強開始時期

秘書検定3級は秘書検定のなかでは難易度が易しいといわれている試験です。

そのため、勉強する時間そのものは20時間から40時間ほどで足りると言われています。

1日1時間、試験日前の1ヶ月ほど集中して勉強をするとよいでしょう。

上記に示した4週間での勉強スケジュールを参考にして、あなたなりの勉強対策を講じましょう。

ここまで試験の概要について説明してきましたが、秘書検定は実際どのぐらい役立つ資格なのでしょうか。

どのように活かすか

最近では受験者の男女比に差がなくなりつつある秘書検定資格ですが、秘書といえば女性のイメージがあるのも確かです。

また、人材としても女性秘書を募集することが多いため、人材派遣会社などで登録する時に秘書資格をもっていることは役立ちます。

社会人経験がない学生でも、秘書検定の資格を持っていることで最低限必要な社会人としての一般常識、オフィスマナー、また即戦力となるファイリング技能、スケジュール管理の知識があるとみなされます。

そのため、就職をするときも有利だといえます。

また、大企業では秘書課があります。秘書として職務を希望する場合は、秘書課へ就職する時に資格は役立ちます。

しかしながら、秘書として就職を希望する際は、最低でも準1級以上の資格を要求されるでしょう。

高度なスキルをもつ秘書の場合は、転職の時にも秘書検定資格は、自分をアピールする時に役立つと言えるでしょう。

秘書検定は、年に何回実施されているのでしょうか。

ここからは、秘書検定を受験する人にむけて実施日、試験会場および申し込みや注意点などについて説明していきます。

試験日や申込期間

2020年5月調べで、予定されていた2020年度6月の受験は中止となっています。2020年度6月に予定していた第121回の試験は全てありません。

それ以外の予定の試験日についてご紹介します。

上記の表からもわかるように、１級・準１級に関しては、2次試験として面接があります。

1級と準1級の人は、1次試験の筆記試験に合格している場合、2次試験からの試験となります。

今回は、6月の第121回受験が中止となったため、筆記免除の受験生は下記のような対応となります。

• 第118回の筆記試験合格者→第122回の筆記免除
• 第119回の筆記試験合格者→第122回および第124回の筆記免除

筆記が免除になるのは筆記試験に合格後の試験とその次の試験の2回までです。

試験日は外出自粛が長引いている中で今後もどのように変更されるかわかりませんので、公式サイトで随時確認をするようにしましょう。

試験地

秘書検定は、北海道、東北、関東、中部、近畿、中国四国、九州、沖縄と全国各地で実施されています。

試験会場となっているのは、主要都市です。

例として北海道をあげると、北海道は札幌市、旭川市、帯広市、函館市の4ブロックの試験会場があります。

そのため、自分の住んでいる市町村に近いブロックを選んで受験をします。ただし、ブロック内の試験会場場所は、選択できません。

受験料

それでは各受験級ごとに受験料がいくらになっているのかを見ていきましょう。わかりやすいように表にしました。

受験級によっては、併願受験もできます。その場合は、受験料金が下記のようになります。

割引などはなく、各々の受験級の料金の合計額が併願の受験料となります。

一度、受験料を納入してしまうと、どんな理由があろうとも返金することはできませんので、どの時期に受験するかを試験日を見ながら調整しましょう。

秘書検定は、社会人としてのマナー、スキルを学ぶことができる試験でもあるために、学生に人気がある資格の1つで、事実受験生の半数以上が学生です。

公式サイトから問題集も販売されていたり、学習向けのアプリなどがあるので独学で勉強ができる体制が整っています。

なかでも難易度が低い3級は、社会人としての一般常識が出題されるため問題も理解しやすく、独学にも向いています。

かつては女子の受験者が9割を占めてしましたが、昨今は男性も受験するようになり差が縮まってきています。

秘書検定の資格は、就職する時に社会人としてのマナー、スキルがあることをアピールできる資格ですので、学生のうちに勉強をはじめるのがおすすめです。