秘書検定は実際の就職で有利？仕事で役立つのかや独学で取得可能かについて解説！

秘書検定は公益財団法人実務技能検定協会が主催している資格で、正式名称を「秘書技能検定試験」と言います。

主に会社の秘書として働く上で必要な知識や技能、能力を問う検定試験です。 秘書としての能力の中には、社会人としてのマナーや振る舞いに関する内容も含まれているため、就職の際のアピールポイントとしても活用されています。

秘書検定の科目と合格の基準

秘書検定では以下5つの科目が設けられており、これを満たせるかどうかが合格の基準となります。

科目と求められる能力を見ると、秘書に限らず社会人なら身に付けておくべき知識や技能が含まれています。 秘書検定に合格することで、これらの能力があることを履歴書からアピールできるのです。

試験の内容

次に試験内容について解説します。

試験は主に筆記のみとなります。基本的な形としては、9割の問題がワークシート方式で出題され、 残り1割が記述試験の形で出題されます。問題は理論と実技に分類されており、それぞれに60％以上正解するのが合格ラインです。

秘書検定は4つの級があり、問題の形式や出題内容は級によって違います。

1級と準1級になると、今までの級で行った筆記試験に加え、面接による実技試験も行います。 筆記試験の内容も難しくなりますから、試験対策も入念に行わなくてはいけません。

理論

筆記試験の一つである理論の項目では、以下の内容を問題にて問われます。

• 職務知識
• 一般知識
• 必要とされる資質

具体的には、ビジネスマナーや身だしなみの正しい知識や、正しい言葉遣い等をチェックされます。

普段から意識的に対策するようにしましょう。

実技

実技の項目で見られるのは、以下の2つです。

• マナーや接遇
• 秘書としての技能

実技の項目では、秘書として、社会人として正しい振る舞いが出来るかどうかを試されます。 秘書として実際に働く際必要な能力も見られる項目です。

出題形式

先程も少し触れましたが、秘書検定は級によって出題形式が違います。出題形式をまとめた図がこちらです。

この様に、受ける級によって出題形式が違います。受験する級によって行う試験対策が違いますから、間違えないようにしましょう。

特に、1級と準1級は筆記試験に加え面接試験が加わります。 筆記試験に合格しても面接試験が上手くいかなければ不合格です。面接試験の対策もしっかり行いましょう。

面接について

秘書検定の1級と準1級では、秘書としてより実践的な能力を試されます。 それぞれ項目が決まっており、面接官を来客や上司の役に当てはめ、ロールプレイ方式で試験を行っていきます。

具体的な試験内容は以下の通りです。

合格基準について

次に、合格基準について求められている知識や素質を解説していきます。科目によって内容が違いますので、それぞれの内容をしっかり押さえておきましょう。

必要とされる資質

この科目では秘書に必要な考え方について問われていきます。秘書は上司を立てることが非常に大事な仕事です。上司が何を求めているのかを察し、意向を正確に反映させる力が必要です。

また予想外の状況にも対応できる柔軟性も必要です。 変化する状況や突発的に起こった問題に対する冷静な判断と迅速な行動が求められます。

問題でも当然、上司に対する正しい振る舞いを問われていきます。基本の考えを忘れずに試験対策を行いましょう。

職業に必要な知識や一般常識

秘書は上司だけでなく、他部署や他社、つまり取引先と円滑に業務をこなしていかなくてはなりません。 この項目ではその力を試されます。

具体的には、上司が不在の時の対応や引き継ぎの方法等が問題に出題されます。正しい対応方法は決まっていますから、しっかり覚えておきましょう。

一般常識は文字通り社会人として知っておきたい一般常識の知識を試されます。具体的には、国際機関の略称や経済活動の用語やその説明を問われる問題です。

マナーや接遇と秘書としての技能

敬語等の言葉遣いや電話対応、名刺の取り扱いやお客様対応等、社会人として必要な技能を試されます。

秘書としてはもちろん、社会人として身に付けておくべき振る舞いが求められます。就活でもそのまま活用できる知識と技能が身につく科目です。

秘書としての技能の科目では、事務的な仕事能力を見られます。手紙の書き方や書類整理の仕方、伝言メモの書き方等が出題されます。こちらも、社会人として身に付けておきたい知識や技能を試される科目です。

どんな人が受ける？

秘書検定は受ける級によって受験者の傾向が違います。一番難易度の低い3級は、初心者向けの級のためか、高校生等の受験者が多いです。対して2級は大学生や就活生、社会人等、受験者の層が一気に広がります。

上級の急である準1級や1級は、現役秘書や秘書を目指している方が受ける傾向にあります。

秘書検定は国家資格や免許の様に、受けていないと仕事が出来ない資格ではありません。秘書として働いている方の中には、秘書検定の資格を持っていない方もいるのです。

1級や準1級は、こうした方がスキルアップやキャリアアップの目的で受けることが多い級です。

男性も受ける？

秘書検定の受験者はほとんどが女性です。男性の受験者はとても少ないですが、受験している方はいます。

秘書検定は男性でも受験に意味があります。 秘書検定の問題を見ると分かりますが、合格していればビジネスマナーや一般常識の知識や技能が高いことをアピールできます。

また、男性の受験者が非常に珍しい点を考えると、面接で話のタネとしての活用もできます。就活の際、企業に対して印象に残る武器として活用できるのです。

秘書検定は他の級と併願が可能です。次の項目では、よくある併願の組み合わせと、それを利用したテクニックを解説します。

3級と併願

2級を目指している方が良くやる方法として、3級と併願する方法があります。3級と2級は試験範囲が同じですから、万が一2級に落ちても3級に合格できる可能性があります。3級を滑り止めとして活用する方法です。

3級を取得していれば履歴書に書くことができますから、時間のない就活生の方は積極的に併願すると良いでしょう。

準１級と併願

この他、準1級と併願する方法もあります。これは先程の3級が行う滑り止めの役割を、2級で行う形です。

しかし、準1級と組み合わせる場合、面接試験の対策も必要です。試験範囲が広がる分、勉強しなくてはならない範囲も広がります。この形で併願を行う場合は、通信講座や専門のスクールを活用するのがおすすめです。

おすすめの通信講座やスクールをいくつか紹介しますので、参考にして下さい。

ユーキャン

ユーキャンには秘書検定の通信講座があります。

3級から準1級までの内容を同時に学べるので、併願で試験を受けたい方におすすめです。採点や添削サポートも丁寧なため、独学よりもしっかりした試験対策を行うことができます。

また、面接対策にも重点を置いており、秘書検定の元面接試験審査官の方が監修したDVD教材で、面接のコツやポイントを学ぶことができます。

専門のスクールが身近に無い方や、面接対策をしたい方は、是非ユーキャンを活用してみて下さい。

次に、秘書検定の具体的な活かし方について解説します。

女性の場合、就職活動の時はもちろん、派遣社員として登録する際にも役立ちます。　日本の大企業の多くは、社内に秘書課があります。この秘書課での就職や仕事を希望しているなら、秘書検定は良いアピールポイントとなります。

秘書課での勤務を希望する場合は、難易度が高く実践的な能力を要求される1級を目指しましょう。

秘書検定がいかせる職種や仕事は？

秘書を目指して秘書検定を受験する場合、最低でも2級以上の合格が必要です。社長秘書や役員秘書等、社内で重要な役職に勤める秘書を目指すなら、準1級や1級の合格を目指しましょう。

秘書検定で得た知識や技術は、秘書だけでなく、一般事務や営業事務等、社員のサポートが中心となる仕事でも活用できます。 こうした業種に応募する際にも、アピールポイントとして役立てることが可能です。

様々な職種で資格が活かせるため、キャリアの幅が広がるでしょう。また、広範囲の業務をこなせるでしょう。

秘書検定はこの資格を取得しないと仕事が出来ないというような資格ではありません。しかし、就職や転職において強いメリットを発揮する資格です。

秘書検定の試験内容を見ると分かりますが、秘書検定で求められる力は秘書に限らず多くの社会人に求められる能力です。

企業の中には、秘書検定を持っているかどうかを、社会人として最低限のマナーを持っているかの判断に使っている企業もあります。

就職はもちろん、中途採用や転職の際に、秘書検定を持っているかどうかで足切りの判断がされる場合もあるのです。秘書検定はそのメリットから、就職や転職を有利に進めたいなら、持っておいた方が良い資格の一つといえます。

社会人として必要最低限のスキル

秘書検定の試験問題の中にはビジネスマナーや上司、他部署や取引先等に対する正しい対応の仕方等が含まれています。

対応する人によって正しい言葉遣いをする、電話や来客の対応等は、秘書でなくても社会人ならスムーズにこなさなくてはなりません。しかし、完璧にこなそうとするとなかなか難しいことでもあります。

秘書検定を持っていれば、社会人としての必要最低限のスキルを正しい形で使えることがアピールできます。 これは就活や転職はもちろん、働き始めてからも役立つスキルです。

会社や出会う人に好印象を与える

社会人としての必要最低限のスキルを身に付けているかどうかは、就活や転職の際に良くチェックされます。また、働き始めてからの自分に対する評価にも良く影響していきます。

ビジネスマンとしての常識を学び、実践出来れば上司や取引先から信頼を得られます。

これは会社の一員としてふさわしい振る舞いが出来ることにもつながりますから、自分を協調性のある、会社に積極的に貢献できる人間である事のアピールにもなります。

秘書検定のメリットは、就活や転職はもちろん、その後会社で働く自分の評価を高めることにつながるのです。

就職や転職に大いに役立つ秘書検定ですが、履歴書に記載できる級や効力を発揮する級は違います。履歴書における秘書検定の扱いについても覚えておきましょう。

３級から記載してOK

秘書検定は一番低い級である3級から記載できます。3級でも持っているなら絶対に記載しましょう。

秘書検定を知っている面接官なら、社会人としてのコミュニケーション能力やビジネスマナー等の社会人としての立ち振る舞いが出来ると評価してもらえます。

秘書検定を知らなくても、秘書検定を受ける意識の高さを評価してもらえる可能性があります。

また、一切秘書検定に触れられなかったとしても、自己アピール等での活用が可能です。秘書検定に合格したら、3級からでも資格欄に記載しておきましょう。

有利に働くのは準１級もしくは２級から

秘書検定は3級から記載可能ですが、確実に評価され、有利に働くようになるのは2級からです。特に最高難易度である1級はかなり高く評価されます。

1級の場合、面接試験があるのでより実践的な知識を持っていることをアピールできますビジネスマナー等、働く上ですぐに必要になる力を持っているとみなされるため、即戦力として期待されます。

2級でも、敬語や振る舞い等社会人として正しい振る舞いが出来ることをアピールできるため、面接官に良い印象を与えることが可能です。

履歴書の記載自体は3級から可能ですが、出来ることなら2級以上を取得して記載した方がいいでしょう。

次は、秘書検定の勉強方法について解説します。秘書検定の勉強方法は、独学と通信講座の2つが主な勉強方法となります。

独学

独学は比較的簡単な3級におすすめの勉強方法です。3級は合格率が77.2％と高めで、難易度が低い級のため、勉強すればだれでも合格できます。

3級の次の級である2級ですが、こちらは個人の力量や勉強時間がどれだけ確保できるかによって判断した方がいいでしょう。2級の合格率は 50.6％と、3級よりも低いです。少しでも油断すれば不合格になる可能性があります。

独学の場合、どちら級も参考書を購入して自分で問題を解いていく形で対策をしますが、勉強中に少しでも難しいと感じたら通信講座の活用も検討してみましょう。

勉強時間の目安

秘書検定の勉強時間ですが、2級で合計30～50時間程度が目安とされています。2級と3級は内容がほぼ同じですから、3級も同じ位の時間が必要となります。

実際の勉強ペースですが、試験日1か月前からだと大体1日1時間試験勉強に使う形です。

勉強時間が取れない場合は、隙間時間に問題を解いて試験対策を行いましょう。 少しでも多くの問題に触れておけば、それだけでも試験対策になります。

通信講座

1級と準1級は面接試験がある上により高度な知識と技術を求められます。合格率も40％以下と一気に低くなります。そのため、独学での合格は難しいです。

1級と準1級に挑戦する場合は、先程取り上げた専門のスクールや通信講座を活用することをおすすめします。 通信講座によっては、動画による試験対策や、WEB講座による面接対策も可能です。

1級と準1級を受ける場合や、2級と準1級を併願して受ける場合は、通信講座を活用しましょう。

おすすめの参考書3選

最後に、秘書検定の試験対策におすすめの参考書を3冊ご紹介します。独学で秘書検定に挑む方は、参考にして下さい。

おすすめ参考書①

2級と3級を目指す方や、併願で受ける方におすすめなのが、「現役審査委員が教える　秘書検定2級・3級テキスト＆問題集」(税込1,210円) です。

2級と3級は出題範囲と出題方法がほぼ同じです。このテキスト1つで、2つの級の試験対策ができます。初めて秘書検定に挑戦する方に特におすすめのテキストです。

おすすめ参考書②

2級を中心に資格試験に挑戦する場合におすすめなのが、「秘書検定実問題集2級　2023年度版」(税込1,650円) です。

問題集とありますが、資格試験を主催している実技技能検定協会が編集しているため、実に色々な内容を学べるようになっています。

試験案内、当該年度の試験日程、申し込みから合格までの流れといった試験を受ける上で必要な知識はもちろん、秘書検定の理念から審査基準解説、学校や企業での取り組みの実例等、試験に関連した知識が幅広く学べる問題集です。

おすすめ参考書③

最後に、準1級を受ける際に活用できる参考書をご紹介します。

「改訂2版　出る順問題集　秘書検定準1級に面白い程受かる本」(税込1,650円)です。 この1冊で筆記試験と面接試験の対策ができます。練習問題も豊富なので、これ1冊で試験対策が可能です。

準1級はできれば通信講座やスクールで勉強した方がいい級ですが、独学でやりたい場合は、こちらの参考書を活用して下さい。

秘書検定は秘書として働いている方、秘書を目指している方はもちろん、社会人として働く多くの人に役立つ資格です。秘書検定に興味を持った方は、ぜひ通信講座の受講を検討してみて下さい。