秘書検定は男性も受ける？大学生が２級を取得するメリットは？

秘書検定の正式名称は秘書技能検定試験で公益財団法人の実務技能検定協会が主催している検定試験です。3級・2級・準1級・1級の4つのレベルの試験が実施されています。

社会人としてマナーを身に付けるために受験する人が多いのが3級や2級で、会社の経営者や役員の秘書として活躍するために受ける人が多いのが準1級や1級の試験です。3級と2級では面接試験はなくて筆記試験のみ行われ、2月・6月・11月の年3回実施されています。

受験者に占める大学生や高校生の割合がかなり高く、学生にとっては就職活動を有利に進めるために役立つ資格の1つです。

求められる資質

身だしなみや人柄など秘書業務を行う際に秘書として当然に求められる要素に加えて「職務知識」「一般知識」「マナー・接遇」「技能」も試験では問われることになります。

• 必要とされる資質：身だしなみや人柄など秘書として求められる資質
• 職務知識：上司の不在時の対応方法など秘書として行う職務に関する知識
• 一般知識：取締役会や増資など経営や財務に関する知識
• マナー・接遇：正しい言葉遣いや名刺の渡し方などのマナー
• 技能：挨拶状や伝言メモの書き方などの技能

3級・2級・準1級・1級のうち最も易しいのが3級で最難関が1級です。公式HPでは各レベルの試験の過去問も掲載されているので確認してみて下さい。

秘書と聞くと女性が多いと考える人もいると思いますが、秘書検定の受験者の男女比はどうなっているのでしょうか？以下では秘書検定の受験者層の内訳を紹介していきます。

男女比

受験者の男女比に関するデータは試験委員会から公表されておらず正確な割合は不明ですが、実際に受験した人の意見を聞くと受験者のうち9割またはそれ以上は女性です。

ただし最近ではマナー向上やスキルアップのために男性が受験するケースも増えています。ネットでは以前に受験した人の話として「受験会場に入ったらほぼ女性だった」などの意見も見られますが、時代が変化して受験者層も変化している点には注意が必要です。

年齢層

秘書検定の受験者の属性は次のようになっています。

[出典：実務技能検定協会HP]

受験者の約8割は学生であることが分かります。特に学生が多く受ける3級や2級であれば合格に必要な勉強時間は30時間程なので、極端に難しくなくて比較的気軽に受験できるレベルです。そのような要因もあって学生の占める割合が高くなっています。

受験者の男女比や年齢層からわかること

女性割合・学生比率が高いことからも女子高校生や女子大学生が多く受験していることが分かります。また受験者のうち会社員も一定割合を占めるので、現役秘書がスキル向上のために受けたり新社会人がマナーを身に付けるために挑戦することも多い資格です。

そして今までは男性の秘書というのは国会議員秘書など一部に限られていましたが、時代の変化と共に議員秘書だけでなく一般企業の秘書としても男性秘書の存在が受け入れられつつあります。

秘書検定は文字通り「秘書」になるために必要なスキルを習得する検定試験ですが、資格取得によるメリットを享受できるのは何も秘書を目指す人だけではありません。

相手とのやり取りをスムーズに行うビジネスマナーや上司との仕事を円滑に進める上で役立つコミュニケーション能力は社会人すべてに必要なスキルです。こうした観点では普段の仕事に役立つスキルを身に付けたいと考えているビジネスマン誰にとっても取得する価値はある資格と言えます。

また男性が秘書検定を持っていること自体が珍しいので、就職や転職の際に履歴書に書けば興味を持ってもらえて話の糸口になる点もメリットです。気遣いやマナーを勉強しておけば就職・転職時の採用面接で相手に好印象を与えられるなど様々な形で活かせるでしょう。

２級が役立つポイント

学生が主に受験する3級と2級は筆記試験の難易度が異なるだけで、試験形式や試験範囲は基本的に変わりません。ただ就職活動で企業へのアピールポイントとして使う場合は3級ではなく2級以上を取得しておいたほうが役に立つのでおすすめです。

秘書検定2級の試験範囲は理論と実技の2つから構成され、それぞれ60%以上の得点を取れば合格になります。

• 理論：「必要とされる資質」「職務知識」「一般知識」の3項目
• 実技：「マナー・待遇」「技能」の2項目

上記の5項目について知識やスキルが身に付けば普段の仕事の色々な場面で活かすことができます。秘書検定は男性にとっても取得によるメリットが大きい資格です。

３級が役立つポイント

就職活動を行う際の「企業に対するアピール力」としては2級より劣りますが、3級レベルのビジネスマナーを身に付けておけば人としての品位・品格が向上して面接官に与える印象が良くなるなど多くのメリットがあります。

しっかりと勉強すれば1ヶ月の学習で合格できるので「取得のしやすさ」という面でも3級はおすすめです。スケジュール調整・電話の取次ぎ方法・顧客対応など社会人としての基礎が身に付いていることの証明として就活でアピールポイントになります。

なお面接がなくて筆記のみ実施される点、合格基準が6割以上である点、試験範囲が「必要とされる資質」「職務知識」「一般知識」「マナー・接遇」「技能」の5項目である点は2級と同じです。2級と3級は併願できるので同時にチャレンジしてみても良いでしょう。

自分のスキルアップのため

秘書検定の魅力の1つが「人としての品位・品格が向上すること」です。常識やマナーが身に付けば日常生活を送る段階から意識が変わり、周囲に与える印象が変わったり行動の仕方1つ1つが変わって様々な気付きを得て人としての能力を高めることができます。

常識やマナーがなっていると、その周囲の人間に対して人間力の高さを感じさせることができるでしょう。この資格はただ知識をみにつけることができるだけでなく、人生をより豊かにするための道しるべとなります。

職場でもプライベートでも一人の社会人としてスキルアップをしたい人におすすめの資格が秘書検定です。社会に出る前の高校生や大学生に特に人気が高い資格であり、女性だけでなく男性が取得した場合も人間力の高さをアピールすることに役立ちます。

秘書検定の受験者に占める男性割合が高くないことは事実ですが、男性が秘書検定を取得しても意味がないから男性割合が低いわけではありません。単に職業として女性イメージが強かった昔の名残・影響であるという点は把握しておきたいところです。

むしろ男性が秘書検定を取得すれば就職で有利になり、特にヒトと接する仕事で活かすことができます。以下では具体的にどのような仕事で役立つのか見ていきましょう。

得られるスキル

秘書検定に合格すれば敬語などの正しい言葉遣いやマナーが身に付きます。普段の仕事はもちろん冠婚葬祭などマナーが大事になる場面でも恥をかく心配がなくなり安心です。

人として適切な行動を取れるようになることで自信が付き、敬語やマナーを勉強しようという意識が芽生えることで人としての品位・品格に関わる部分でも高い意識を持てるようになります。

正しい振る舞いを身に着ける過程で、人間としての深い洞察力や人への思いやりを育むことができます。これはより豊かな人生を築くための基盤となるでしょう。

秘書検定が使える仕事

社会には実に様々な仕事がありますが、その中でも特に秘書検定が役に立つのが「事務作業」と「接客業務」です。

事務作業

会社で事務をこなす際には書類整理のノウハウや周囲の人とのコミュニケーション能力、電話対応など様々なスキルが必要です。そしてこれらのスキルの中には秘書検定を通して身に付けることができるものが多くあります。

秘書検定の知識とスキルがあるだけで作業効率がアップすることは間違いなく、日頃の業務の中で事務作業を少しでも行う可能性がある人にとって秘書検定は最適な資格です。

接客業務

ヒトと接する接客業務ではコミュニケーション能力や正しい言葉遣いが非常に大切です。秘書検定で身に付くスキルがまさに役に立ち、顧客に与える印象が良くなれば相手も安心できて接客もスムーズに行うことができます。

接客業務では接客という相手への対応それ自体が大事なサービスであり、心地よいサービスを提供するスキルが自らに備わっているかが大事なポイントです。接客業務で必要になるスキルを身に付けられる秘書検定はおすすめの資格と言えます。

有利に働く職業３選

事務作業や接客業務以外にも秘書検定が役立つ職種があります。その中でも特に秘書検定のスキルを活かせるのが「営業職」「データ管理・電話応対」「オフィス受付」です。

営業職

顧客に接する際の言葉遣いなどマナーが大事な営業職に就いている人は秘書検定を受けておいて損はありません。特に営業職の場合、常識やマナーを知らずに顧客に不快な思いをさせたり、自分がマナー違反をしていて恥をかいていることすら気付かないようでは仕事上大きなトラブルが生じてしまう恐れもあるでしょう。

顧客との距離を縮めて信頼関係を築く上でも秘書検定は有利に働きますし、3級や2級であれば難易度も高くなくて取得しやすいので受験を検討してみて下さい。

データ管理や電話応対

スケジュール管理などのデータ管理を行う担当者は上司や周りの社員との板挟みになることも多くて対人能力が必要とされます。同じことを管理・調整する場合でも相手に与える印象一つで結果が変わることも多く、このときに役立つのが秘書検定のスキルです。

また社内の他部署や社外から掛かってくる電話への対応では顔が見えないからこそ言葉遣いや話し方が大事になります。これもまさに秘書検定で身に付くスキルであり、検定を受験してスキルを習得すればそのまま活かすことが可能です。

オフィス受付

オフィス受付ではコミュニケーション能力や正しい敬語の使い方などの知識が特に必要になります。会社の顔として受付で応対する人にとって秘書検定で身に付くスキルは欠かせないスキルの1つです。

相手が心地よいと感じる接客をできるようになれば顧客とのやり取りがスムーズになり、好印象を持ってもらうことで再び仕事を一緒にしたいと思ってもらえるようになります。

男性が秘書検定を取得すると就職に有利

秘書検定で身に付く一般常識やビジネスマナーは男女関係なく必要なものなので、男性が秘書検定を取得した場合も当然役に立ちます。

相手に好印象を与える所作が身に付いていれば就職活動をするときに面接官に与える印象が良くなり、履歴書に記載することで最低限のマナーや知識・基礎を身に付けた人間であることを示せることもメリットの1つです。

また秘書検定の取得者に女性が多いことを逆手にとって自分の強みに変えることもできます。男性で秘書検定を取得している人は珍しいので逆に面接官に興味を持ってもらったり話の糸口にすることもできる資格であるという点も秘書検定の魅力です。

就職活動で有利になることはもちろん、それ以外の場面でも様々な形で役立つのが秘書検定なので男性でも取得する意義が十分にある資格と言えるでしょう。

秘書検定のうち準1級や1級であれば面接対策のために対面講座やセミナーの活用も考えるべきですが、筆記試験のみの3級や2級であれば独学でも十分に対応が可能です。

その一方で独学ではなく通信講座や予備校を利用する方法もあるので、それぞれのメリット・デメリットを踏まえながら自分に合った方法で学習するようにして下さい。

秘書検定2級の勉強時間の目安

秘書検定の3級や2級に合格するのに必要な勉強時間の目安は30時間程と言われています。つまり1日1時間勉強した場合に1ヶ月で満たせる計算です。まとめて1時間を確保できなくても通勤・通学のスキマ時間をうまく活用して勉強すれば十分に合格を狙えます。

秘書検定の試験では過去と似た問題が出題されることもあるので問題演習を繰り返し行うことが大切です。実務技能検定協会が出版している問題集があり、他にも市販のテキスト・問題集が多数あるのでテキストや問題集に事欠く心配はありません。

通信講座もおすすめ

独学に比べて費用は掛かりますがプロが作成したカリキュラムに従って効率よく学習できる通信講座もおすすめです。

たとえばユーキャンの「秘書検定講座」では、図やイラストをふんだんに用いたわかりやすいテキストを使って、楽しく勉強を進めることができます。

また、添削や質問回答など細かなサポートも充実しているため、初学者の方でも安心して試験対策を進めることができます。

秘書検定取得を目指す方は、是非一度検討をおすすめします。

今回は男性が秘書検定を取得するメリットについて紹介しました。

秘書検定は女性だけでなく男性にとっても取得によるメリットが大きい資格です。3級や2級であれば就活でアピールポイントとして使える上に必要な勉強時間も30時間程と取得しやすくなっています。魅力あふれる秘書検定の資格取得を是非検討してみて下さい！